کتاب مدیر یک دقیقه‌ای

شاید برایتان جالب باشد که تنها در شصت ثانیه بتوانید کارمندانی شادتر و کارآمدتر تربیت کنید. همه‌ی ما حداقل یک بار در زندگی‌مان گیر یک رئیس افتضاح افتاده‌ایم؛ کسی که حتی توانایی مدیریت خودش را هم نداشته، چه رسد به مدیریت و پذیرش مسئولیت دیگران! پیدا کردن مدیران واقعاً خوب و شایسته کار سختی است و دلیل آن هم کاملاً روشن است: راضی نگه داشتن کارمندان و در عین حال، گرفتن بهترین نتایج از آن‌ها اصلاً کار ساده‌ای نیست.

از طرف دیگر، مدیران همیشه دغدغه‌ی کمبود وقت دارند و سرشان بی‌نهایت شلوغ است. آن‌ها برای ایجاد انگیزه در تیم و هدایت افراد، به ابزارهایی نیاز دارند که هم سریع باشند و هم بیشترین اثربخشی را داشته باشند. دقیقاً در همین نقطه است که روش مدیریت یک دقیقه‌ای به کمک شما می‌آید. این رویکرد، یک سبک مدیریتی مدرن است که به شما یاد می‌دهد چگونه با تعامل‌های بسیار کوتاه و شصت‌ثانیه‌ای، کارمندانی بسازید که هم از کارشان لذت ببرند و هم در بالاترین سطح بهره‌وری قرار داشته باشند.

اگر از شما بپرسند ماهیت اصلی شغل یک مدیر چیست، چه پاسخی می‌دهید؟ کنترل امور مالی؟ نظارت بر تولید محصول؟ یا شاید مدیریت فروش؟ پاسخ واقعی در دل خود کلمه‌ی «مدیر» نهفته است. وظیفه‌ی اصلی و بنیادین یک مدیر، در واقع مدیریت کردن آدم‌هاست؛ چراکه موفقیت مالی و رشد هر شرکتی، مستقیماً به تلاش همین آدم‌ها گره خورده است.

این کیفیت کار کارمندان است که باعث می‌شود محصولات عالی تولید شوند، فروش بالا برود و در نهایت، شرکت به موفقیت برسد. به زبان ساده، کارمندان مهم‌ترین و ارزشمندترین سرمایه‌ی یک شرکت هستند؛ بنابراین، تمرکز اصلی مدیران باید روی شکوفا کردن استعدادها و توانایی‌های آنان باشد.

متاسفانه، بیشتر مدیران متوجه این حقیقت ساده نمی‌شوند. در بسیاری از شرکت‌ها، تا هفتاد درصد از کل بودجه صرف پرداخت حقوق و دستمزد می‌شود؛ اما در کمال تعجب، کمتر از یک درصد از این بودجه به آموزش و توسعه‌ی کارمندان اختصاص می‌یابد. همین عدم درک درست از مدیریت انسان‌ها، باعث می‌شود مدیران در دو دسته‌ی کاملاً اشتباه قرار بگیرند:

دسته‌ی اول، مدیرانی هستند که بیش از اندازه به فکر راحتی و رضایت کارمندان‌ند و در این مسیر، عملکرد و بازدهی شرکت را فدا می‌کنند. آن‌ها از تذکر دادن اشتباهات طفره می‌روند و در عوض، تمام بار کارها را روی دوش خودشان می‌اندازند و خود را زیر کوهی از وظایف خفه می‌کنند. این رویکرد قطعاً در بلندمدت با شکست مواجه می‌شود. دسته‌ی دوم، دقیقاً در نقطه‌ی مقابل قرار دارند؛ مدیرانی که فقط و فقط به عملکرد و خروجی کار فکر می‌کنند و هیچ اهمیتی به شرایط کارمندان نمی‌دهند. آن‌ها با انتقادهای تند و همیشگی خود، انگیزه‌ی افراد را به کل نابود می‌کنند.

هدف اصلی کتاب مدیر یک دقیقه‌ای این است که شما را دقیقاً در نقطه‌ی طلاییِ تعادل بین این دو دسته قرار دهد؛ جایی که کارمندان هم از نظر روانی حال خوبی دارند و هم در عمل، نتایجی بی‌نظیر و عالی خلق می‌کنند. اما راه‌حل رسیدن به این تعادل چیست؟ پاسخ در مدیریت کارمندان تنها در یک دقیقه خلاصه می‌شود. در ادامه‌ی این خلاصه خواهید دید که این سیستم چگونه کار می‌کند و چطور می‌تواند بهره‌وری شرکت و زمان آزاد شما را به‌طور همزمان افزایش دهد.

واقعاً با یک دقیقه زمان چه کارهایی می‌توان انجام داد؟ شاید بتوان یک لیوان آب نوشید یا یک پیام صوتی کوتاه برای کسی گذاشت. احتمالاً فکر می‌کنید کار بیشتری از دستمان برنمی‌آید، درست است؟ اما مدیرانی که ارزش واقعی زمان را می‌دانند، می‌توانند تنها در شصت ثانیه کارهای بسیار بزرگی انجام دهند.

اما چگونه؟ راز این کار در تعیین «اهداف یک دقیقه‌ای» است. منظور از اهداف یک دقیقه‌ای، تعیین هدف‌هایی کاملاً مشخص و قابل‌اندازه‌گیری برای هر کارمند است که تماماً در یک صفحه‌ی کاغذ خلاصه شده باشند. شاید در نگاه اول عجیب به نظر برسد، اما روش اجرای آن بسیار ساده است. شما و کارمندتان در یک گفت‌وگو روی اهداف توافق می‌کنید و هر هدف را با استفاده از حداکثر ۲۵۰ کلمه روی کاغذ می‌آورید. با این کار، خواندن و مرور هر هدف فقط یک دقیقه طول می‌کشد. در نهایت، هر دوی شما یک نسخه از این برگه را برای خودتان نگه می‌دارید.

برای مثال، می‌توانید برای یک کارمند بخش فروش، هدفِ «افزایش پنج درصدی فروش در فصل آینده» را تعیین کنید. این هدف کاملاً شفاف و قابل‌اندازه‌گیری است. اما چرا این روش تا این حد موثر است؟ دلیل اصلی آن، ایجاد انگیزه‌ی درونی است. در بیشتر شرکت‌ها، مشکل اصلی این است که کارمندان اصلاً نمی‌دانند دقیقاً چه انتظاری از آن‌ها می‌رود. آن‌ها معمولاً ارزیابی عملکردشان را فقط از طریق بازخوردهای مدیر می‌فهمند؛ بازخوردهایی که بیشتر اوقات فقط روی اشتباهات و نقاط ضعف تمرکز دارند.

اما زمانی که اهداف یک دقیقه‌ای تعریف می‌شوند، کارمندان هدف‌های روشنی برای تلاش کردن دارند و خودشان می‌توانند میزان پیشرفتشان را بسنجند و ببینند. این شفافیت، انگیزه‌ی آن‌ها را به‌شدت بالا می‌برد. البته برای اینکه در میان انبوهی از کاغذها و اهداف مختلف غرق نشوید، باید حتماً از قانون ۸۰-۲۰ پیروی کنید. طبق این قانون، حدود ۸۰ درصد از تلاش و زمان یک کارمند، صرف رسیدن به ۲۰ درصد از اهداف اصلی‌اش می‌شود. بنابراین، نیازی نیست همه‌چیز را بنویسید؛ کافی است فقط همان ۲۰ درصد کلیدی را مشخص کنید. این یعنی برای هر فرد، حداکثر سه تا شش هدف مشخص و بسیار مهم تعیین کنید.