برای اکثر ما، ۸۰ درصد از نتیجه و خروجی کارها، تنها از ۲۰ درصد زمان صرفشده به دست میآید. در دنیای بهرهوری، به این مفهوم قدرتمند، اصل «۲۰/۸۰» میگویند.
شاید در محیط کارتان چندان متوجه این قانون نشده باشید، زیرا ساختار اداری ایجاب میکند که روزی هشت ساعت در محل کار حضور داشته باشید. وقتی کارمندان موظفاند هشت ساعتِ تمام در شرکت بمانند، بهجای اینکه روی بهرهوری تمرکز کنند، بیشتر در تلاشاند تا زمانشان را یکجوری پُر کنند. آنها مدام ایمیلهایشان را چک میکنند، با تلفن حرف میزنند و بیهدف از اتاقی به اتاق دیگر میروند. جالب اینجاست که در بیشتر شرکتها، تنها معیار سنجشِ عملکرد، میزان حضور در محل کار است و هر کسی که شلوغتر و درگیرتر به نظر برسد، معمولاً شانس بیشتری برای افزایش حقوق دارد.
اما واقعیت تلخ این است که حدود ۸۰ درصد از این تکاپوها و فعالیتها کاملاً بیفایدهاند. صرفِ زمان زیاد برای انجام یک کار، لزوماً به این معنی نیست که دارید کارهای درستی را انجام میدهید؛ در واقع قضیه کاملاً برعکس است. ما معمولاً انجام یک کار را کِش میدهیم تا کل زمانِ در دسترس را پر کند؛ پدیدهای که به آن «قانون پارکینسون» میگویند. به این معنی که اگر برای تحویل دادن گزارش پروژهی خود تنها یک ساعت فرصت داشته باشیم، آن را در همان یک ساعت تمام میکنیم. اما اگر کل روز را برای همان گزارش وقت داشته باشیم، انجام دادنش ۸ ساعتِ تمام طول خواهد کشید.
کاری که اکنون باید انجام دهید این است: آن ۲۰ درصد از کارهایی را که ۸۰ درصد نتایج نهاییتان را میسازند، شناسایی و اولویتبندی کنید. این یعنی باید با شجاعت تمام، وظایف و فعالیتهایی را که شما را از اهداف شخصیتان دور میکنند، حذف کنید. اما چگونه میتوان این کارهای حیاتی را تشخیص داد؟ کافی است فهرست روزانهی کارهایتان را نگاه کنید و برای هرکدام از خود بپرسید: «اگر این کار، تنها کاری باشد که امروز انجام میدهم، آیا در پایان روز از خودم راضی و خوشحال خواهم بود؟» اگر پاسختان به این سؤال منفی است، آن کار را بیدرنگ خط بزنید.
در این مسیر، باید بهشدت مراقب وقفهها و حواسپرتیها باشید؛ یعنی همان چیزهایی که نمیگذارند یک کار مهم را از ابتدا تا انتها بدون قطعی انجام دهید. شاید مخربترین نوع وقفهها، «اتلافوقتها» باشند. اتلافوقت به هر کاری گفته میشود که بتوانید بدون هیچ ضرری، آن را نادیده بگیرید. گشتوگذار بیهدف در اینترنت، پاسخ دادن به ایمیلهای بیاهمیت و حضور در تماسها و جلسات غیرضروری، رایجترینِ این موارد هستند.
شما باید این اتلافوقتها را بهطور کامل از بین ببرید. بیایید برای مدیریت یکی از مزاحمترینِ آنها، یعنی ایمیلهای بیمورد، یک تاکتیک عالی را بررسی کنیم: یک روش خوب این است که خواندن و پاسخ دادن به ایمیلها را محدود کنید. ابتدا از دو بار در روز (یکبار ظهر و یکبار عصر) شروع کنید. سپس میتوانید بهآرامی این زمان را به یکبار در روز و در نهایت حتی به یکبار در هفته برسانید. همچنین میتوانید یک پاسخ خودکار تنظیم کنید و به فرستنده توضیح دهید که در حال حاضر امکان چک کردن ایمیلها را ندارید و در یک بازهی زمانی مشخص به او پاسخ خواهید داد. با این کار، دیگران یاد میگیرند که اگر کارشان واقعاً فوری است، باید با شما تماس بگیرند یا جلسهی حضوری ترتیب دهند. این استراتژی نهتنها جلوی هدر رفتن وقتتان را میگیرد، بلکه باعث میشود سریعتر در جریان پیامهای واقعاً مهم قرار بگیرید.
انجام این تکنیکها، زمانهای مرده و سوختهی شما را به حداقل میرساند؛ اما هنوز تا رسیدن به هدف نهاییمان، یعنی دراز کشیدن در یک ساحل زیبا با یک لیوان آبمیوه و بدون هیچ نگرانیای، چند قدمی فاصله داریم.
